Adjoint exécutif

L'opportunité

Nous sommes à la recherche d'une personne hautement qualifiée et organisée pour occuper le poste d'adjoint exécutif 1 pour notre vice-président et leur équipe de direction. Le candidat retenu jouera un rôle central en fournissant un soutien administratif avancé, en assurant une administration efficace du bureau et en coordonnant divers projets au sein du Ministère.

Il s'agit d'un rôle véritablement hybride qui n'a pas de jours obligatoires au pouvoir. Nous demandons que le candidat soit disponible pour venir à des fins telles que des collaborations en personne, des événements d'équipe et d'entreprise, et au besoin en fonction des besoins de l'équipe.

À propos du rôle :

Gestion du calendrier :

• Gérer efficacement le calendrier du vice-président, planifier les réunions et les visites avec des ressources internes et externes.
• Assurez-vous que le temps du VP est optimisé sans conflit de planification.

Rôle de représentant :

• Agir en tant que représentant du vice-président en gérant efficacement leur calendrier et en gérant toutes les communications avec professionnalisme et confidentialité.

Soutien à la réunion :

• Organisez des rendez-vous, assistez aux réunions à la demande du vice-président et préparez et distribuez les procès-verbaux des réunions.
• Préparer du matériel pour les réunions et manipuler du matériel sensible pour les cadres supérieurs.

Coordination des voyages et des événements :

• Organisez le voyage et l'hébergement, réconciliez les dépenses et organisez des réunions de groupe, des événements d'équipe et des conférences d'affaires.
• Gérer les réservations, la restauration, le matériel et la logistique pour les réunions de groupe et les événements.

Soutien administratif :

• Tenir à jour les organigrammes et les listes de diffusion, gérer les nouvelles configurations des employés et recueillir des informations pour les organigrammes et les directives de l'entreprise.
• Créer et tenir à jour des dossiers et des bases de données de bureau, gérer l'administration courante des RH et aider d'autres cadres supérieurs au besoin.

Autres fonctions :

• S'acquitter d'autres tâches au besoin pour contribuer au fonctionnement efficace du ministère.

Ce dont vous avez besoin pour réussir :

Éducation :

• Diplôme collégial ou universitaire ou expérience de travail équivalente.

Expérience :

• 3-5 ans d'expérience professionnelle au bureau soutenant les cadres supérieurs et les cadres supérieurs.
• Expérience dans la gestion des calendriers Outlook sur une base quotidienne.

Compétences :

• Compétences en communication très développées (écrites/verbales) et sens des relations interpersonnelles.
• Solides compétences en matière d'initiative, de jugement et de prise de décision.
• Précision exceptionnelle et souci du détail dans un environnement au rythme rapide.
• Tact, intégrité, diplomatie et confidentialité.
• Capacité de travailler de façon autonome, de gérer les priorités changeantes et de collaborer entre les ministères.
• Compétences informatiques supérieures (MS Office, MS Project, MS PowerPoint, MS Excel, SharePoint, Visio, Lotus Notes) avec de solides compétences en analyse.
• Capacité de naviguer dans divers degrés d'ambiguïté.
• Compétences exceptionnelles en relations avec la clientèle.