Admin and Management - Practice Manager

You were made to save animals, we take care of the rest. Founded in 2006, VetStrategy is Canada’s largest operator of veterinary hospitals and clinics. The company operates over 340 hospitals and clinics across Canada and employs over 5,500, dedicated veterinary professionals. VetStrategy has undergone a tremendous amount of growth and continues to grow at a rapid pace. Our business model is simple; we work with our veterinary partners to acquire ownership in veterinary hospitals, and then help in the management of these practices. This allows the medical team to focus on practicing first-rate medicine, and allows the clinic’s staff, clients, and patients to benefit from experienced business operators and managers.

À propos de nous

VetStrategy est le principal réseau vétérinaire au Canada grâce à ses établissements vétérinaires, à des soins d’urgence 24 heures sur 24 et à des établissements spécialisés d’un océan à l’autre. Nous avons élaboré et peaufiné un modèle de soutien à nos établissements à l’échelle du pays. Faire partie de VetStrategy, c’est faire partie de quelque chose de grand : une communauté sans cesse grandissante où nous établissons des liens entre les personnes et entre les compétences et les besoins, unis par un objectif commun… des animaux en bonne santé et des propriétaires heureux.

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) directeur(-trice) clinique dynamique et d’expérience pour diriger notre équipe et assurer le bon déroulement des opérations de notre établissement vétérinaire. Ce rôle central est essentiel au succès de nos établissements en veillant à ce que nous fournissions les meilleurs soins à nos patients et en favorisant un environnement positif et favorable pour nos employés. La personne idéale pour ce poste possédera de solides compétences en leadership, un engagement à promouvoir la responsabilisation et une attention à l’excellence opérationnelle. Le rôle de directeur(-trice) clinique, capital pour notre réussite, implique de mettre en œuvre efficacement des initiatives stratégiques, en assurant une expérience client uniforme dans l’ensemble de notre réseau, et d’être un(e) représentant(e) positif(-ve) de VetStrategy dans la collectivité locale.

Principales responsabilités

Rôle de direction et gestion d’équipe

· Diriger une équipe de collègues cliniciens et de soutien, en favorisant un environnement de travail positif et collaboratif.

· Favoriser la responsabilisation en établissant des attentes claires, en donnant de la rétroaction régulière et en effectuant des évaluations du rendement et des talents.

· Encadrer et perfectionner le personnel, promouvoir l’apprentissage continu et l’évolution professionnelle.

· Veiller à ce que l’établissement soit doté d’un personnel adéquat en créant et en gérant un modèle de planification des effectifs conforme au budget prévu.

· Élaborer et présenter des analyses de rentabilité pour les besoins d’acquisition de talents; coordonner les activités de recrutement avec Acquisition de talents, au besoin.

· Veiller à ce que les changements de poste des membres de l’équipe soient traités en temps opportun dans Dayforce.

Gestion des opérations

· Diriger les opérations quotidiennes, en mettant l’accent sur l’efficience et l’efficacité de tous les processus

· Mettre en œuvre et maintenir des procédures opérationnelles normalisées (PON) pour assurer des soins aux patients et un service à la clientèle de grande qualité.

· Veiller à ce que les horaires de travail correspondent aux besoins de l’entreprise et des clients en gérant activement le budget de l’établissement et en surveillant le processus d’établissement d’horaires et les résultats.

· Gérer les stocks, en veillant à ce que l’établissement soit bien approvisionné et préparé pour les besoins cliniques et de vente au détail.

· S’assurer que les installations de l’établissement sont bien entretenues, superviser le nettoyage, les réparations et la gestion de l’équipement.

· Communiquer les politiques et les procédures de l’entreprise aux collègues, en veillant à ce qu’ils les comprennent et s’y conforment.

· Gérer activement l’équipe en supervisant l’approbation des congés, en faisant le suivi des absences et en réglant les problèmes disciplinaires, en collaboration avec l’équipe Gestion du personnel, au besoin, en veillant à l’harmonisation avec les politiques des RH.

Gestion financière

· Élaborer et gérer le budget de l’établissement, surveiller le rendement financier et mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts.

· Analyser les rapports financiers pour cerner les tendances et les possibilités d’amélioration.

· Établir des budgets et des prévisions pour l’établissement, fournir à la haute direction des rapports financiers réguliers et des mises à jour sur le rendement.

· S’assurer que l’établissement se conforme à toutes les réglementations financières, y compris le traitement des paiements et des factures conformément aux pratiques exemplaires.

Relations avec la clientèle

· Veiller à ce que les collègues entretiennent de solides relations avec les clients, en veillant à ce que leurs besoins soient satisfaits avec compassion et professionnalisme.

· Traiter les préoccupations des clients rapidement et efficacement, en s’efforçant d’obtenir des résultats positifs.

· Adopter des stratégies pour améliorer la fidélisation des clients et accroître leur satisfaction, comme des sondages réguliers sur la satisfaction des clients et des améliorations au parcours des clients.

· Travailler en étroite collaboration avec l’équipe clinique afin de coordonner une communication harmonieuse entre les clients et les vétérinaires, pour un service fluide de la réservation au suivi.

Conformité et sécurité

· S’assurer que l’établissement se conforme aux règlements et aux normes applicables, y compris ceux établis par les associations vétérinaires provinciales et territoriales et les lois sur la santé et la sécurité.

· Gérer les protocoles de santé et de sécurité dans l’établissement, y compris les évaluations des risques, la formation des collègues et la mise en œuvre des pratiques exemplaires.

· Veiller à ce que tous les employés connaissent et respectent les procédures pertinentes, y compris les lois applicables sur la protection de la vie privée, la protection et le contrôle des infections.

· Tenir des dossiers précis et à jour, en veillant à ce qu’ils soient conformes aux dossiers des patients et à la documentation réglementaire.

· Mettre en œuvre et superviser des protocoles de sécurité pour protéger les collègues, les patients, les clients et la collectivité.

· Gérer la préparation et l’organisation des inspections et des autres vérifications réglementaires.

· Se tenir au courant des modifications législatives et veiller à ce que l’établissement respecte tous les règlements pertinents au moyen de communications et d’outils internes.

Marketing et sensibilisation de la collectivité

· Concevoir et mettre en œuvre des initiatives de marketing local, y compris la gestion des médias sociaux, des événements promotionnels et des activités d’engagement communautaire, afin de stimuler l’engagement des clients et d’en attirer de nouveaux.

· Collaborer avec les organismes, les écoles et les événements locaux pour promouvoir l’établissement et bâtir des relations communautaires solides.

· Participer à des programmes et à des initiatives de sensibilisation de la collectivité afin d’améliorer la visibilité et la réputation de l’établissement.

Initiatives stratégiques

· Créer des plans d’affaires proactifs assurant l’adoption d’objectifs opérationnels afin de stimuler la croissance et l’amélioration de l’établissement.

· Mettre en œuvre des initiatives stratégiques et assurer l’harmonisation avec les buts et les objectifs de l’établissement.

· Surveiller l’efficacité des initiatives stratégiques et fournir une rétroaction pour l’amélioration continue.

Compétences et aptitudes

· Expérience en leadership : Au moins 3 ans d’expérience dans un rôle de gestion, de préférence dans le domaine des soins de santé humains ou vétérinaires.

· Compétences organisationnelles : Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, et capacité de gérer de multiples priorités et de respecter des délais.

· Compétences en communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, et capacité d’interagir efficacement avec les clients, le personnel et les partenaires externes.

· Résolution des conflits : Capacité avérée à résoudre efficacement les conflits au sein d’une équipe, en utilisant de solides compétences relationnelles et de communication pour engager une médiation en cas de différends et favoriser un environnement de travail collaboratif.

· Souci de la clientèle : Un engagement à fournir un service à la clientèle de grande qualité et à améliorer l’expérience globale des clients.

· Esprit critique : Capacité avérée à analyser des situations complexes, à cerner des enjeux clés et à élaborer des solutions efficaces. Solides compétences démontrées en résolution de problèmes et capacité de prendre des décisions éclairées sous pression.

· Sens des finances : Compréhension de base de la gestion financière, y compris la budgétisation, la paie et les rapports financiers.

· Maîtrise des TI : Maîtrise des systèmes de gestion d’établissement, de Microsoft Office et d’autres outils numériques pour la gestion des tâches administratives.

· Formation : Baccalauréat ou diplôme collégial en administration des affaires ou un dans un domaine connexe souhaitable.

· Démontre nos comportements de leadership

Valeur (le pourquoi) Comportement (le comment) Comportement : Définition

Nous nous préoccupons Motivant(e) Faire preuve de confiance en soi, bâtir des équipes solides, motiver les autres à atteindre leur potentiel.

Nous nous préoccupons Résilient(e) Gérer efficacement son propre bien-être et celui des autres, se remettre rapidement des difficultés et apprendre des erreurs.

Nous osons Axé(e) sur les résultats Chercher sans relâche à améliorer le rendement de l’entreprise, agir de façon décisive, faire progresser les choses en fonction d’attentes claires.

Nous osons Tourné(e) vers l’avenir Trouver l’équilibre entre perfection et pragmatisme, donner la priorité au progrès à long terme, stimuler l’innovation durable.

Nous partageons Humble Agir avec intégrité, gagner la confiance par la transparence, poursuivre son développement personnel.

Do not miss out on this unique opportunity to join a fun and dynamic team! VetStrategy is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. If you require accommodation, please reach out to careers@vetstrategy.com.