Field Operations - Directeur(trice) des operations

Sous la responsabilité du (de la) directeur(-trice) régional(e) des opérations, le (la) directeur(-trice) des opérations est le principal point de contact de l’établissement et est chargé(e) d’assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des établissements dans le territoire défini.

En étroite collaboration avec les directeur(-trice)s cliniques et les directeur(-trice)s médicaux(-ales), le (la) directeur(-trice) des opérations s’assurera que les établissements se conforment aux pratiques et processus de l’entreprise, atteignent leurs objectifs de rendement financier et opérationnel tout en fournissant des soins médicaux de qualité et un service à la clientèle hors pair. En outre, il (elle) s’assurera que les établissements adhèrent aux principes directeurs de VetStrategy.

Responsabilités

Plan d’affaires des établissements

• Participer à la séance annuelle de planification budgétaire avec le (la) vice-président(e) des opérations, en établissant des objectifs réalistes, mais ambitieux, en matière de revenus, de main-d’œuvre, de coût des produits vendus et d’autres dépenses.
• Travailler avec chaque directeur(-trice) clinique à l’élaboration d’un plan d’affaires propre à l’établissement dans le cadre du processus d’examen des activités.
• Obtenir la compréhension, l’acceptation et l’engagement de chaque directeur(-trice) clinique à l’égard des objectifs et des plans.
• Effectuer des bilans mensuels sur chaque site afin d’évaluer les objectifs financiers par rapport aux objectifs commerciaux de l’établissement.
• Contribuer à déterminer et à élaborer des plans d’action pour remédier aux écarts négatifs.
• Contribuer au repérage et à la planification en ce qui concerne les domaines de perfectionnement pour le personnel de l’établissement
• Mettre en place des plans d’action et des visites de suivi pour les emplacements présentant des déficiences constatées à la suite des conclusions de l’examen des activités.

Relations avec les établissements et soutien

• Maintenir une forte présence dans la région désignée en communiquant fréquemment avec chaque établissement; des visites physiques sont nécessaires au moins toutes les deux semaines.
• Aider l’équipe de transition à élaborer un plan de transition pour les nouveaux établissements, en fonction des besoins.
• Participer à l’évaluation des rendements réels des établissements par rapport aux objectifs fixés.
• Veiller à ce que chaque directeur(-trice) clinique connaisse et soit en mesure de mettre en œuvre tous les programmes et toutes les initiatives nécessaires au bon fonctionnement d’un établissement.
• Travailler avec les directeur(-trice)s cliniques pour repérer, définir et traiter les principaux problèmes et les principales priorités de l’établissement.
• Fournir aux directeur(-trice)s cliniques un soutien et un leadership dans le cadre d’initiatives d’établissement telles que l’orientation trimestrielle, les activités communautaires et d’autres activités de ce type.
• Veiller à ce que chaque directeur(-trice) clinique connaisse et puisse utiliser toutes les ressources de VetStrategy mises à sa disposition.
• Transmettre les commentaires des directeur(-trice)s cliniques aux services de VetStrategy appropriés. Il s’agit notamment de transmettre les recommandations d’amélioration. Transmettre les problèmes graves au (à la) vice-président(e) des opérations.
• Revoir régulièrement la main-d’œuvre et les horaires avec les directeur(-trice)s cliniques afin d’atteindre les objectifs fixés en matière de main-d’œuvre.
• Assister les directeur(-trice)s cliniques dans les stratégies de croissance des revenus afin d’augmenter la facturation moyenne, d’attirer une nouvelle clientèle, de retenir la clientèle existante et de susciter de nouveau l’intérêt de client(e)s perdu(e)s.
• Veiller à la cohérence et à l’exactitude de la tarification et du contrôle des stocks afin d’atteindre les coûts des produits vendus.

Encadrement, mentorat et formation

• Aider à guider et à encadrer les directeur(-trice)s cliniques dans le perfectionnement de leur rôle.
• Participer à la gestion du rendement de chaque directeur(-trice) clinique.
• Travailler avec chaque directeur(-trice) clinique pour anticiper les besoins en personnel et lancer le recrutement; contribuer à la sélection des nouvelles recrues.
• Participer à la définition des plans de succession, au perfectionnement du personnel, à la fidélisation des médecins et au recrutement.
• Aider les directeur(-trice)s cliniques à gérer les problèmes de personnel et à élaborer une culture de la responsabilité.
• Repérer les situations dans lesquelles un manque de compétences ou de connaissances constitue un obstacle au bon rendement du (de la) directeur(-trice) clinique.
• Créer des plans d’apprentissage individuel ou d’équipe pour les directeur(-trice)s cliniques.
• Coordonner ou diriger (c’est-à-dire animer) des ateliers de formation pour les directeur(-trice)s cliniques et/ou les établissements.
• Collaborer avec le service de formation et de perfectionnement pour mettre sur pied des séminaires, des séances de formation et des documents supplémentaires qui peuvent aider les directeur(-trice)s cliniques à perfectionner leur équipe en vue d’améliorer l’expérience client, l’excellence opérationnelle, les normes et l’augmentation des revenus.

Créer des expériences extraordinaires pour la clientèle

• Proposer/mettre en œuvre des séminaires, des séances de formation et des documents supplémentaires susceptibles d’aider les directeur(-trice)s cliniques à perfectionner leur équipe en vue d’améliorer l’expérience client, l’excellence de la prestation de services, les normes et l’augmentation des ventes.
• Travailler de manière proactive avec les directeur(-trice)s cliniques à la résolution des plaintes et des commentaires de la clientèle.
• Travailler avec les directeur(-trice)s cliniques pour encourager la clientèle à fournir des évaluations et des commentaires positifs sur les médias sociaux.

Relations avec la communauté

• Contribuer à l’établissement de relations au sein de la communauté afin de faire connaître l’établissement et de fidéliser la clientèle.
• Assister les directeur(-trice)s cliniques dans l’évaluation des inventaires communautaires, l’analyse des zones commerciales, les promotions locales et autres outils/occasions de développement des ventes.
• Évaluer les occasions de marketing dans les commerces locaux et élaborer des stratégies de marketing sur la base de ces évaluations.
• Veiller à ce que toutes les promotions nationales soient exécutées de manière efficace afin d’en maximiser l’impact.
• Collaborer avec l’équipe marketing nationale pour échanger des idées et des initiatives qui stimuleront les ventes et amélioreront le service à la clientèle.

Expérience et compétences

• 8 à 10 ans d’expérience opérationnelle progressive ayant conduit à un poste de direction
• Formation post-secondaire ou équivalente
• Solides connaissances en matière de finances et de budgétisation
• Sens aigu des affaires
• Expérience confirmée dans la réalisation d’objectifs de revenus et de bénéfices
• Expérience confirmée dans l’établissement de relations avec la clientèle
• Solides compétences en matière de planification et d’organisation
• Compétences exceptionnelles en matière de relations avec la clientèle : capacité à instaurer la confiance, compétences avérées en matière de négociation et de résolution des litiges, et capacité à fournir un service d’excellence à la clientèle
• Capacité à travailler avec différents types de personnalités
• Solides compétences en communication orale et écrite. Vous devez être capable d’animer des ateliers et des présentations
• Compétences en matière de coaching, de motivation et de perfectionnement d’équipe
• Compétences en matière de gestion efficace des conflits
• Compétences en matière d’influence
• Solides connaissances pratiques d’Excel, Word, PowerPoint, Microsoft Office 365, etc.
• Vous devez résider dans les basses-terres continentales ou sur l’île de Vancouver et être en mesure de vous déplacer
• Les animaux et la médecine vétérinaire vous passionnent!

Notre candidat(e) idéal(e) possède les compétences suivantes :

Compétences culturelles

Nous sommes axés sur les relations!

• Dans chaque interaction avec les établissements, nous établissons et maintenons des liens personnels et la confiance. Toutes les relations sont importantes, peu importe les niveaux, les fonctions, les cultures ou la géographie.

Nous collaborons!

• La présentation de différents points de vue est encouragée alors que nous cherchons la meilleure façon de faire les choses. Nous collaborons avec les établissements et ensemble pour nous assurer que tout le travail est dans l’intérêt supérieur de l’établissement et tient compte des besoins uniques de chaque emplacement. Nous nous concentrons sur nos établissements plutôt que sur nos processus.

Nous disons la vérité.

• Nous sommes honnêtes et transparents. Nous pouvons remettre en question ou contester certaines choses sans crainte de répercussions négatives. Nous nous soutenons les uns les autres et nous assumons nos responsabilités.

Nous sommes humbles!

• Nous sommes tous dans le même bateau. Il n’y a pas de place pour l’ego ou la mentalité hiérarchique ici. Nous sommes sans prétention et accessibles. Nous nous appuyons et nous nous apprécions les uns les autres. Nous demandons régulièrement de la rétroaction sans être sur la défensive. Nous réfléchissons à nos activités et à l’impact que nous avons sur les autres.

Nous nous occupons du reste!

• Nous abordons tout ce que nous faisons du point de vue des établissements. Nous cherchons avant tout à comprendre. Chaque décision que nous prenons est fondée sur l’impact qu’elle aura sur les soins aux patients, le service à la clientèle et les équipes des établissements. Nous faisons ce qu’il y a de mieux pour les établissements, pas seulement pour le Centre de soutien.

Compétences en matière de leadership

Concentrez-vous sur votre personnel

• Les leaders font office de coachs, en encourageant les membres de leur équipe et en leur donnant les moyens d’atteindre leurs objectifs personnels et ceux de l’organisation. Ces personnes sont capables de communiquer et d’animer la vision et l’objectif de l’organisation d’une manière qui inspire l’action. Les leaders favorisent l’engagement par le biais de relations, de commentaires et de reconnaissance au sein de l’équipe.

Stimulez la réflexion

• Les leaders ne se contentent jamais d’un résultat suffisant et cherchent continuellement des moyens de s’améliorer. Ces personnes encouragent leur équipe à remettre en question les acquis et à proposer de nouvelles idées. Elles prennent des décisions judicieuses et opportunes qui font avancer l’organisation. Elles anticipent les possibilités futures et restent flexibles et prêtes à s’adapter aux besoins de l’entreprise.

Faites ce que vous avez à faire!

• Les leaders saisissent les nouvelles occasions avec une énergie et un enthousiasme contagieux. Ces personnes se concentrent sur l’amélioration continue des processus et des méthodes de travail. Elles planifient et définissent des priorités pour atteindre les objectifs de leur équipe et de l’organisation en établissant des mesures et des jalons. Elles acceptent la responsabilité de toutes les réussites et de tous les échecs, pour elles-mêmes et pour leur équipe.

Donnez le meilleur de vous-même

• Chaque jour, les leaders sont prêts à donner l’exemple du comportement qu’ils (elles) souhaitent voir adopter par les autres. Ces personnes recherchent activement de nouvelles façons de se perfectionner et n’ont pas peur de prendre des risques et d’essayer de nouvelles choses. Elles cherchent à se dépasser.

Communiquez

• Les leaders sont des expert(e)s en communication. Ces personnes communiquent en temps voulu et de manière utile avec leur équipe, en veillant à ce que les membres se sentent connecté(e)s et au courant de ce qui se passe. Elles comprennent que des publics différents ont besoin de messages différents et savent quelle est la meilleure façon de communiquer en fonction du contexte : en tête-à-tête, en petits ou grands groupes ou entre différents styles et niveaux de poste. Elles écoutent activement les autres et encouragent l’expression ouverte et les idées diverses.