Paie - Specialiste de paie

Le rôle

Sous la responsabilité du responsable national de la paie, le spécialiste de la paie jouera un rôle essentiel dans l'élaboration et la gestion de la paie pour notre personnel en pleine croissance. Le candidat retenu supervisera les opérations quotidiennes et la mise en œuvre de flux de travail normalisés, précis et efficaces, la gestion de projets, les rapprochements de comptes et d'impôts sur les salaires, les rapports de fin d'année, ainsi que le soutien aux audits internes et externes.

Le spécialiste de la paie sera chargé d'examiner, de mettre en œuvre et de maintenir les systèmes de paie et les procédures qui soutiennent les meilleures pratiques et l'excellence opérationnelle.

Responsabilités :

Traitement de la paie :

• Agir en tant qu'expert en la matière en ce qui concerne les principaux sujets liés à la paie et à la fiscalité au Canada.
• Assurer la gestion et la supervision quotidiennes d'un traitement efficace, précis et opportun de la paie bihebdomadaire pour le Canada, tout en veillant à ce que les engagements opérationnels et de conformité soient respectés.
• Gérer les résultats et la performance de toutes les fonctions de paie, y compris les entrées de données dans le système de paie, les versements de cotisations, les soumissions de RE et les demandes de vérification d'emploi.
• Examiner et vérifier les lots de paie avant qu'ils ne soient saisis dans le système de paie.
• calculer et superviser le paiement des indemnités de départ, des compléments de congé de maternité, du maintien du salaire et des avantages imposables conformément aux politiques de l'entreprise et à la législation gouvernementale
• Clarifier les changements et réconcilier les divergences liées aux paiements des employés, et assurer l'intégrité des données relatives au versement des primes d'avantages sociaux.
• Examiner toutes les écritures de journal relatives à la paie et rapprocher le registre de paie du grand livre sur une base mensuelle.
• résoudre et examiner les problèmes et les erreurs liés à la paie et prendre des mesures correctives (le cas échéant)

Amélioration des processus et contrôles :

• Assurer la direction de la rationalisation des améliorations et des mises à jour des processus de paie, qui répondent aux besoins de l'entreprise en matière de paiements et de rapports.
• Établir, concevoir, mettre en œuvre et maintenir la documentation du processus de paie pour toutes les procédures de flux de travail et de système nécessaires pour soutenir les processus internes, le traitement du système et la continuité des activités.
• Optimiser les procédures de traitement des salaires en vue d'améliorations et de gains d'efficacité, afin d'assurer l'équilibre entre la capacité et les résultats.
• Établir et maintenir des protocoles concernant les fichiers maîtres soutenant les données salariales en tant que sauvegarde pour les audits internes et externes.
• Diriger et participer aux projets du département et aux initiatives clés afin de garantir la qualité et le respect des délais.
• Créer des flux de travail et fournir des conseils aux gestionnaires sur les processus de paie et les pratiques de soumission des paiements.

Fin d'année et fiscalité :

• Superviser l'enregistrement en temps voulu des différents comptes fiscaux pour les nouvelles juridictions, le cas échéant.
• Gérer et superviser le traitement et les rapports de fin d'année pour les T4, les T2200, les avantages imposables, l'ISE, la CAT et d'autres rapports gouvernementaux, le cas échéant.
• Gérer tous les processus de déclaration de fin de mois et de fin d'année, y compris l'examen et l'enregistrement des écritures de journal liées à la paie, le rapprochement des comptes liés à la paie, ainsi que tous les versements liés à la paie et les rapprochements des comptes d'impôt.

Systèmes :

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• Dépositaire du système de paie et de tous les codes de rémunération et de déduction, ainsi que des rapports.
• Rechercher et mettre en œuvre des solutions automatisées pour les besoins de traitement de la paie liés aux paiements.
• Fournir des informations sur les résultats de la paie en créant des rapports personnalisés nécessaires à la prise de décision au sein de l'entreprise et aux besoins d'audit.
• Diriger la mise en œuvre future du logiciel de paie et l'intégration avec les systèmes externes.
• Travailler en partenariat avec les ressources humaines et des fournisseurs tiers pour automatiser la réception et la transmission des rapports sur les cotisations et les versements.
• Travailler en étroite collaboration avec les services des finances, de la sécurité et des ressources humaines afin de développer et d'améliorer les contrôles relatifs au traitement des salaires, à la validation sécurisée des données et aux interfaces des systèmes.

Rapports, comptabilité et audits :

• Soutenir l'équipe chargée de la paie et les services financiers dans le cadre des rapprochements de bilans, des examens et des analyses mensuelles.
• Veiller au respect de l'ensemble de la législation fédérale et provinciale et des politiques de l'entreprise en ce qui concerne l'administration des salaires, y compris les salaires, les commissions, les primes, les indemnités de licenciement et autres paiements spéciaux.
• Tenir des registres et une documentation détaillés des fonctions et processus de paie à des fins d'audit pour assurer la conformité avec les contrôles internes et l'audit.
• Participer et soutenir les audits internes et externes, ainsi que les audits liés à la CAT, à l'EHT et aux autres agences gouvernementales concernées tout au long de l'année.
• Effectuer des vérifications sur les informations du système, y compris les modifications apportées aux employés, les limites des prestations et des cotisations, les versements à des tiers, le cas échéant.
• Résoudre les problèmes d'imposition et de paiement des salaires en recherchant les politiques et les procédures.

Contexte, expérience et qualifications

• Formation post-secondaire ou expérience équivalente
• Expérience significative des pratiques de paie au Canada et de la législation connexe
• Titre de CPA/CPM
• Aptitude à diriger des processus de gestion du changement et fortes compétences en matière de planification, d'organisation et de résolution de problèmes afin d'anticiper et de gérer les problèmes de manière proactive.
• Vous avez une expérience avérée de l'amélioration des processus de paie et de l'efficacité de l'entreprise. Vous possédez un état d'esprit d'amélioration continue et êtes orienté vers les processus. Vous vous efforcez de fournir des solutions qui répondent aux besoins d'une entreprise en pleine croissance.
• Une expérience directe avec le logiciel Dayforce de Ceridian est considérée comme un atout.
• Une expérience des projets et de la mise en œuvre et de l'amélioration des systèmes est un atout.
• Compétences avancées en Excel, solide expérience des systèmes et capacité à assimiler rapidement de nouveaux programmes et processus.
• Orienté vers le service et doté de solides compétences en matière de communication
• Très bien organisé, capable de travailler sous pression, doté d'excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes.
• Doit être capable de traiter des informations confidentielles de manière discrète et professionnelle.
• Être à l'aise dans un environnement accueillant pour les animaux, lors des visites au bureau.

Notre candidat idéal possède les compétences culturelles suivantes :

Nous sommes axés sur les relations !

Dans chaque interaction avec les hôpitaux, nous établissons et entretenons des relations personnelles et de confiance. Toutes les relations sont importantes, quels que soient les niveaux, les fonctions, les cultures ou la géographie.

Nous collaborons !

Nous encourageons l'adoption de points de vue différents afin de trouver la meilleure façon de faire les choses. Nous collaborons avec les hôpitaux et les uns avec les autres pour veiller à ce que tout le travail soit dans le meilleur intérêt de l'hôpital et prenne en compte les besoins uniques de chaque site. Nous sommes tournés vers l'extérieur, vers nos hôpitaux, plutôt que vers l'intérieur, vers nos processus.

Nous disons la vérité !

Nous sommes honnêtes et transparents. Nous pouvons poser des questions ou des défis sans craindre de répercussions négatives. Nous nous soutenons les uns les autres et prenons nos responsabilités.

Nous sommes humbles !

Nous sommes tous dans le même bateau. Il n'y a pas de place pour l'ego ou la mentalité hiérarchique ici. Nous sommes sans prétention et accessibles. Nous nous soutenons et nous nous apprécions mutuellement. Nous demandons régulièrement un retour d'information sans être sur la défensive. Nous réfléchissons à nos activités et à l'impact que nous avons sur les autres.

Nous nous occupons du reste !

Nous considérons tout ce que nous faisons à travers la lentille des hôpitaux. Nous cherchons d'abord à comprendre. Chaque décision que nous prenons est basée sur l'impact sur les soins aux patients, le service à la clientèle et les équipes hospitalières. Nous faisons ce qu'il y a de mieux pour les hôpitaux, et pas seulement pour le ministère de l'Intérieur.