Adjoint(e) Executif

L'adjoint(e) exécutif est chargé(e) de fournir une assistance et un soutien professionnels, confidentiels et administratifs au chef de la direction financière (CFO), à son équipe et aux autres membres de l'équipe de direction. L'adjoint(e) exécutif sera également responsable de l'administration du bureau de Montréal.

RESPONSABILITÉS:

• Coordonner le calendrier du directeur financier et planifier les rendez-vous, les événements et les réunions.
• Réserver les salles de réunion/conférence, le service de restauration, l'équipement audiovisuel et distribuer les documents et les notes de réunion si nécessaire.
• Participer à la préparation des réunions et des présentations, notamment en créant des textes, des graphiques, des diagrammes et des tableaux.
• S'assurer que les salles de conférence sont installées pour les réunions et déchargées à la fin des réunions.
• Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements et aux demandes de réunion et aux courriels au nom du directeur financier et d'autres cadres.
• Assurer le suivi des budgets nécessaires, y compris le traitement des rapports de dépenses et les rapprochements.
• Organiser les horaires de voyage et faire les réservations nécessaires.
• Tenir à jour les listes de contacts.
• Maintenir la confidentialité d'informations très sensibles.
• Organiser des conférences et des événements d'appréciation des employés.
• Fournir un soutien administratif général (classement, photocopies, etc.).
• Tenir à jour diverses bases de données, rapports et modèles.
• Aider les gestionnaires à accueillir les nouveaux employés, à commander du matériel et à effectuer des suivis avant l'embauche.
• Préparer et distribuer les communications internes si nécessaire.
• Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et électroniques et relayer les appels téléphoniques et les messages.
• Coordonner le courrier et les courriers entrants et sortants.
• Responsable de la gestion de la salle de pause.
• Participer à la planification de l'aménagement des bureaux et aux déménagements de bureaux, ainsi qu'à la gestion et à la maintenance de l'infrastructure informatique.
• S'assurer que le bureau est toujours fonctionnel, propre et bien rangé.
• Promouvoir une culture de bureau positive et un environnement de travail sain et convivial.
• Gérer les fournitures de bureau, y compris les commandes et la distribution.
• Autres tâches selon les besoins.

ÉDUCATION:

• Un diplôme d'études collégiales connexe est requis. Diplôme universitaire serait un atout.

EXPÉRIENCE:

• 5-10 ans d'expérience en soutien administratif sont requises

COMPÉTENCES DE BASE:

• Excellentes compétences organisationnelles, y compris la capacité à gérer des priorités multiples et souvent concurrentes sous pression pour respecter des délais serrés.
• De solides compétences en MS Office, notamment MS Word et PowerPoint, sont indispensables.
• Solides compétences en communication écrite et verbale, y compris en matière de relecture et d'édition.
• Grande fiabilité et capacité avérée à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité à faire preuve de bon sens politique et d'un jugement irréprochable.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes.
• Solides compétences interpersonnelles pour interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation ainsi qu'avec des clients externes et des intervenants clés.
• Autonomie et iniciative.
• Bilingue (français et anglais)

Qu’est-ce que vous y gagnez:

• travailler dans un environnement où la sécurité est notre priorité majeure
• l'occasion de faire carrière dans une entreprise en pleine croissance
• une couverture sanitaire, des soins dentaires et ophtalmologiques fournis par l'entreprise pour vous, ainsi que votre famille
• une assurance vie, une assurance invalidité
• des programmes de bien-être pour votre bien-être et celui de votre famille
• programme d'épargne-retraite
• événements sociaux, journées d'appréciation des employés et bénévolat communautaire ;
• indemnité pour les vêtements de l'équipe de l'entreprise

Nous nous engageons à créer et à favoriser un cadre de travail diversifié où les personnes se sentent incluses et valorisées. Nous encourageons également les candidatures de toutes les personnes ayant le profil recherché.

En cas de besoin de mesures d'adaptation en raison d'une capacité ou d'un besoin particulier à un stade quelconque du processus de recrutement, veuillez contacter un membre de notre équipe des ressources humaines.