Communications and Stakeholder Engagement Coordinator

Position Title: Communications and Stakeholder Engagement Coordinator   

Program: Ottawa Health Team

Department: Corporate Services

Reports to: Director, Ottawa Health Team

Employment Type: Temporary Full-time, 35 hrs/week, 12-month contract

Pay Scale: $35.649/hr to $41.94/hr

Who are we? 

Ontario Health Teams are a way of organizing and delivering care and support that is more connected to people in their local communities. The Ottawa Health Team - Équipe Santé Ottawa (OHT-ÉSO) came together with a commitment to help people be healthy, well and supported to live in the community and to ensure people have equitable access to high quality care and support when and where they need it, in both official languages. The OHT-ÉSO is committed to improving the experience and work life of primary care and other health care providers striving to provide quality care and support. The OHT-ÉSO is actively re-designing care pathways and evolving models of care. The Ottawa Health Team – Équipe Santé Ottawa (OHT-ÉSO) is one of 58 approved Ontario Health Teams (OHTs) across Ontario. The mandate of OHTs is to work collaboratively with health and social service providers, primary care and community members to organize and streamline services to deliver equitable, accessible, integrated, patient-centred care which improve the health outcomes for an attributed population. This work is grounded in a population health approach, with a focus on underserved and equity deserving populations, and leverages team-based care.

Pinecrest Queensway Community Health Centre is the host organization for this position, in their capacity as Administrator of the OHT-ÉSO. PQCHC is an innovative community based, multi-service center. They strive to meet the needs of the diverse communities served. PQCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. If at any stage in the selection process you require an accommodation due to a disability, please let us know the nature of the required accommodation.

Job Summary:

We are seeking a Communications and Stakeholder Engagement Coordinator to work closely with the OHT- ÉSO backbone team, Primary Care Network, Collaborative Leadership Group, Client Partner Table and partner organizations to plan, develop and implement a full-scope of high-quality communications activities to support the OHT-ÉSO's goals and priorities. The Communications and Stakeholder Engagement Coordinator is a communications generalist who has proven experience creating and implementing communications and stakeholder engagement strategies within a multi-organization, multi-sector environment, using evidence based practices, preferably in a health care environment.

Reporting to the Director of the OHT-ESO, the Communications Coordinator will work closely with communications professionals across OHT partners and the OHT-ÉSO backbone team to accomplish established objectives and goals in a variety of areas including media relations, event planning, internal and external communications, partner and community engagement.

Responsibilities

• Develop and execute communication and stakeholder engagement strategies to meet OHT- ÉSO objectives
• Develop and maintain digital platforms, including content creation, analytics and engagement through the website, social media channels, newsletter
• Support project communications needs, including reports, graphic design, articles and copyediting
• Uphold brand standards and maintenance of templates and tools
• Support media relations, including development of press releases and responses to inquiries as required
• Facilitate implementation of OHT-ESO communications strategy guidelines
• Support existing relationships with community partners and organizations through internal communication strategies and sharing of resources
• Assist with planning and development of key Ministry of Health deliverables
• Collaborate with project teams to develop communication and engagement plans to actively engage and advance OHT-ESO work and priorities
• Implement communication best practices across reports and materials
• Other duties as required and assigned

REQUIREMENTS

• 1-3 years of community development, engagement, public education or communications in a health or social service setting
• Post-secondary degree in communications, media, public relations, journalism, or relevant discipline.
• Demonstrated ability to engage and communicate clearly with a wide variety of audiences – including patients, caregivers, physicians, primary care providers, community agencies
• Experience working with patient/ client, care partner and provider committees an asset;
• Ability to translate data into understandable metrics and narratives, to clearly track progress;
• Experience developing tailored strategies to engage and communicate with diverse communities
• Exceptional written, verbal and presentation communication skills
• Demonstrated advanced computer skills including: Microsoft Office; Social Media; Canva; Adobe products; eNewsletter platforms; Wordpress and similar applications
• Strong interest in working as a member of a small team
• Strong communication, interpersonal skills and time management skills
• Commitment to health equity, anti-racism, anti-oppression and client and caregiver co-design
• Knowledge of AODA guidelines
• Demonstrated experience coordinating and implementing communications strategies for collaborative initiatives with multiple stakeholders
• Demonstrated effective presentation skills, including the ability to present and discuss complex information in a way that establishes rapport, persuades others, and increases understanding
• Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities
• Proven ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and collaborative skills.
• Demonstrated understanding of the health sector, including primary care, acute care, home care, long term care, and community support services is an asset
• Bilingual (English/French) is mandatory requirement

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Titre du poste : Coordonnateur ou coordonnatrice des communications et de l’engagement des intervenants   

Programme : Équipe Santé Ottawa

Service : Services généraux

Relève de : Directeur ou directrice, Équipe Santé Ottawa

Type d’emploi : Temporaire, temps plein, 35 h/semaine, contrat de 12 mois

Échelle salariale : 35,649 $/h à 41,94 $/h

Qui sommes-nous? 

Les équipes Santé Ontario visent à organiser et à fournir des soins et du soutien qui sont plus rattachés aux gens des communautés locales. L’Équipe Santé Ottawa - Ottawa Health Team (ESO-OHT) a été créée dans le but d’aider les gens à maintenir une bonne santé, à se sentir bien et à obtenir du soutien pour vivre dans la communauté. De plus, elle a pour but de veiller à ce que les gens aient un accès équitable à des soins et à un soutien de grande qualité, au moment et à l’endroit où ils en ont besoin, et ce, dans les deux langues officielles. L’ESO-OHT s’engage à améliorer l’expérience et la vie professionnelle des fournisseurs de soins primaires et des autres fournisseurs de soins de santé qui s’efforcent d’offrir des soins et du soutien de qualité. L’ESO-OHT s’emploie activement à repenser les parcours de soins et à faire évoluer les modèles de ceux-ci. L’ESO-OHT est l’une des 58 équipes Santé Ontario (ESO) approuvées en Ontario. Le mandat des ESO est de travailler en collaboration avec les fournisseurs de services sociaux et de santé, les fournisseurs de soins primaires et les membres de la communauté pour organiser et rationaliser les services afin d’offrir des soins équitables, accessibles, intégrés et axés sur le patient en vue d’améliorer la santé d’une population attribuée. Ce travail est fondé sur une approche pour la santé de la population, qui met l’accent sur les populations mal desservies et celles en quête d’équité, et s’appuie sur des soins fournis en équipe.

Le Centre de santé communautaire Pinecrest-Queensway (PQCHC) est l’organisation hôte pour ce poste, en tant qu’administrateur de l’ESO-OHT. Le PQCHC est un centre communautaire multiservice novateur. Il s’efforce de répondre aux besoins des diverses communautés pour qui il assure le service. PQCHC est un employeur qui respecte l’égalité et valorise la diversité au sein de son personnel. Si, à une étape quelconque du processus de sélection, vous avez besoin de mesures d’adaptation en raison d’un handicap, veuillez nous informer de la nature de la mesure requise.

Résumé du poste :

Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice des communications et de l’engagement des intervenants pour travailler en étroite collaboration avec l’équipe de base de l’ESO-OHT, le Réseau de partenaires en soins primaires, le Groupe de leadership collaboratif, la Table ronde des clients partenaires et les organismes partenaires afin de planifier, d’élaborer et de mettre en œuvre une gamme complète de produits de communication de haute qualité pour appuyer les objectifs et les priorités de l’ESO-OHT. Le coordonnateur ou la coordonnatrice des communications et de l’engagement des intervenants est généraliste des communications et a déjà de l’expérience à créer et mettre en œuvre des stratégies de communication et d’engagement des intervenants dans un environnement multiorganisationnel et multisectoriel, en utilisant des pratiques fondées sur des données probantes, de préférence dans un environnement de soins de santé.

Relevant du directeur ou de la directrice de l’ESO-OHT, la personne travaillera en étroite collaboration avec les professionnels en communications des partenaires des ESO et l’équipe de base de l’ESO-OHT afin d’atteindre les objectifs fixés dans divers domaines, notamment les relations avec les médias, la planification d’événements, les communications internes et externes ainsi que l’engagement des partenaires et de la communauté.

Responsabilités

• élaborer et mettre en œuvre des stratégies de communication et d’engagement des intervenants pour atteindre les objectifs de l’ESO-OHT
• créer et maintenir des plateformes numériques, y compris créer du contenu, effectuer des analyses et solliciter de l’engagement par le biais du site web, des médias sociaux et de l’infolettre
• soutenir les besoins en communication des projets, notamment au moyen de l’élaboration de rapports et d’articles, de la conception graphique et de la révision
• respecter les normes de la marque et maintenir les modèles et les outils
• offrir un soutien en ce qui concerne les relations avec les médias, y compris l’élaboration de communiqués de presse et de réponses aux demandes de renseignements, au besoin
• faciliter la mise en œuvre des directives pour la stratégie de communication de l’ESO-OHT
• maintenir les relations existantes avec les partenaires et les organismes communautaires au moyen de stratégies de communication interne et du partage des ressources
• participer à la planification et à l’élaboration des principaux produits livrables du ministère de la Santé
• collaborer avec les équipes de projet pour élaborer des plans de communication et d’engagement afin d’obtenir une participation active et de faire progresser le travail et les priorités de l’ESO-OHT
• mettre en œuvre des pratiques exemplaires de communication dans les rapports et les documents
• effectuer d’autres tâches selon ce qui est requis et assigné

Exigences

• 1 à 3 ans de développement communautaire, d’engagement, d’éducation du public ou de communication dans le domaine de la santé ou des services sociaux
• diplôme d’études postsecondaires en communication, médias, relations publiques, journalisme ou dans une discipline pertinente
• aptitude avérée à mobiliser et à communiquer clairement avec une grande variété de publics, y compris les patients, les aidants naturels, les médecins, les fournisseurs de soins primaires et les agences communautaires
• expérience à travailler avec des comités de patients/clients, de partenaires et de fournisseurs de soins (constitue un atout)
• capacité à traduire les données en mesures et en descriptions compréhensibles, afin de suivre clairement les progrès
• expérience à élaborer des stratégies personnalisées pour engager et communiquer avec des communautés diverses
• compétences exceptionnelles en communication écrite, orale et en présentation
• compétences informatiques avancées démontrées, y compris : Microsoft Office, médias sociaux, Canva, produits Adobe, plateformes d’infolettre, Wordpress et autres applications similaires
• vif intérêt à travailler au sein d’une petite équipe
• solides compétences en communication, en relations interpersonnelles et en gestion du temps
• engagement en faveur de l’équité en matière de santé, de l’antiracisme, de l’anti-oppression et de la co-création pour les clients et les aidants naturels
• connaissance des lignes directrices de la LAPHO
• compréhension avérée du secteur de la santé, y compris des soins primaires, des soins de courte durée, des soins à domicile, des soins de longue durée et des services de soutien communautaire (constitue un atout)
• expérience avérée de la coordination et de la mise en œuvre de stratégies de communication dans le cadre d’initiatives de collaboration avec de multiples intervenants
• habileté développée en matière de présentation, y compris la capacité à présenter et à discuter d’informations complexes de manière à établir un rapport, à persuader les autres et à améliorer la compréhension
• compétences organisationnelles exceptionnelles avec la capacité de gérer des priorités multiples
• capacité avérée à travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe, en faisant preuve d’initiative et d’esprit de collaboration
• capacité à travailler en anglais et en français (exigence obligatoire)