Administrateur(rice) des baux

Basé à Montréal et sous la responsabilité du Directeur Administration des Baux, l'Administrateur(trice) des baux assure l’exhaustivité, l’intégrité, l’exactitude et la qualité des informations des baux locatifs conclus relativement au portefeuille de propriétés désigné et applique adéquatement les procédures en matière de gestion/administration des baux:

• Saisie des informations de baux de location et de sous-location de bout en bout ainsi que des clauses sous-jacentes (incluant les clauses spéciales et les exemptions) en référence aux documents juridiques officiels et selon la procédure en vigueur et saisie des informations relatives aux locataires (coordonnées, informations de contacts, méthode de paiement, etc.);
• Interprétation préliminaire des clauses des baux et rédaction des sommaires de baux;
• Application des procédures adéquates lors des transferts ETL pour l’acquisition de nouvelles propriétés;
• Configuration des paramètres et des calculs automatisés relatifs aux baux (augmentations de loyers, indexations, indices/taux, loyers proportionnels, versement d’allocation pour améliorations locatives, coûts recouvrables, dépôts de sécurité/loyers prépayés, ajustements en lien avec les mémoires de loyers, conditions de résiliation, codes de charges, etc., configuration initiale et ajustements subséquents des superficies). Mise à jour des taux associés aux
  augmentations annuelles de loyers additionnels (CAM, PROMO, taxes foncières) sur la base des informations reçues des Comptables Gestion immobilière;
• Validation de la facturation des courtiers immobiliers
• Ajustements des superficies et des taux d’occupation au système financier à la lumière des mises à jour en vertu des certificats de mesurage, analyse périodique des dénominateurs, si besoin;
• Production des rapports et analyses de gestion des baux (occupation, superficies, baux temporaires, mouvements des locataires, etc.) en considérant les intrants fournis par les gestionnaires de propriétés;
• Suivi des dates critiques relatives aux baux (conditions, échéances, renouvellements, cessions, etc.) et mise à jour au système;
• Coordination de la gestion des baux temporaires en collaboration avec les gestionnaires depropriétés;
• Synergies avec les équipes de comptabilité immobilière, d’affaires juridiques et de gestion locative (ASGAARD);
• Gestion documentaire (nomenclature, rétention des documents y compris les lettres de possession, gestion des dossiers et organisations des répertoires informatiques);

Qualifications: 

• Détenir un diplôme ou formation en Finances ou Juridique;
  
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience dans un emploi semblable;
  
• Maîtriser la suite Microsoft Office;
  
• Posséder de bonnes connaissances au niveau des systèmes comptables et notamment Yardi;